5 etapas para realizar proyectos exitosos

El desarrollo de un producto o servicio, la construcción de un edificio, la apertura de una nueva tienda, una exploración a Marte, el lanzamiento de un cohete al espacio, el desarrollo de un software, ¡todos son ejemplos de proyectos! Es decir, los proyectos están en todos lados y, por supuesto, también en las empresas.

Los proyectos no son más que un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para desarrollar un producto, servicio o resultado único, así lo califica el Project Management Institute (PMI).

¿Es necesaria la dirección de proyectos?

Desde un punto de vista un poco inexperto, podrías pensar que los proyectos solo necesitan equipos de trabajo que cumplan con un rol asignado. Pero la realidad es otra, estos equipos necesitan un líder.

Imagina por ejemplo que se construirá un puente en una comunidad, donde el nuevo trayecto que se habilitará es de gran importancia para la conexión de las personas que habitan el sector. Sin una dirección de proyecto, probablemente se trabajaría a destiempo, sin coordinación y sin la posibilidad de tener un panorama completo del escenario general.

Por ende, es necesario dirigir proyectos para que los productos y/o servicios ofrecidos por nuestra organización cumplan con los plazos y presupuestos establecidos. Y es a través de la dirección donde se busca aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en todas las actividades del proyecto.

Todo lo que requiere un proyecto exitoso

No es tan simple como tener la idea y ponerla en marcha, necesitas conocerlo todo, desde la planificación hasta su ejecución. Pero no te abrumes, al momento de ejecutar un proyecto ten en cuenta:

• Alcance, es decir ¿qué se va a hacer y qué no?
• Calidad. Es decir, cumplimiento de objetivos.
• Costo y cumplimiento del presupuesto.
• Tiempo.
• Recursos. Es decir, cualquier consumible, fijo o ilimitados.

De acuerdo con el Project Management Body Of Knowledge o PMBOK (guía fundamental de la dirección de proyectos propuesta por el PMI), estos aspectos se pueden llevar a cabo con la aplicación de 49 procesos, que a su vez están agrupados en cinco etapas:

• Inicio

En esta etapa, una idea se transforma en una propuesta de proyecto, que contempla los beneficios esperados, la estimación de los recursos requeridos y un planteamiento del tiempo necesario para su realización. Además, aquí también se busca alinear las expectativas de los stakeholders (interesados de un proyecto), con el propósito del mismo.

• Planeación

Cuando la propuesta es aprobada se pasa a la etapa de planeación, donde se definen con claridad los objetivos, el tipo de organización más funcional a la ejecución del programa, la selección de un administrador del proyecto y la conversión de la propuesta original en un plan maestro.

• Ejecución

Una vez planeada la idea, se ejecuta. Es decir, se “hace” el proyecto. Esta es la etapa en que resulta fundamental vigilar el progreso del emprendimiento, y el comportamiento del equipo de trabajo, actualizando los planes y ocupándose de los cambios propuestos sobre la marcha, toda vez que sea necesario.

• Seguimiento y control

El conjunto de las tres áreas anteriores se encuentra supeditado a la vez a un grupo de actividades generales de seguimiento y control, que básicamente se relacionan con tareas de revisión y acciones de corrección durante el desarrollo del proyecto.

A través de estas actividades se busca verificar sistemáticamente lo realizado, versus lo programado, corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución, y reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas.

• Cierre

Esta etapa viene después de completado el trabajo. Se analizan los éxitos y fracasos del proyecto y se prepara un informe para los equipos de proyectos futuros.

No te preocupes, aunque un proyecto en sus inicios puede parecer un poco complejo, se trata básicamente de organizar etapas y procesos, seguido por un monitoreo y control constante de cada uno de estos, para garantizar una dirección de proyectos exitosa.

Fuente: E-Class