Querámoslo o no, existen algunos errores en la gestión de las comunicaciones que suelen darse de forma habitual. Algunos tienen que ver con factores internos e intrínsecos de cada organización -que siempre pueden evitarse, porque hay un mayor control sobre éstos-, y otros externos que, de no controlarse, pueden afectar de manera importante al proyecto de comunicación y sus objetivos.
Si lo que buscas con tu estrategia o campaña es mejorar tu PR, las apariciones en prensa, o potenciar el branding de tu marca o afrontar de mejor manera una crisis reputacional, pon atención a estos consejos:
La estrategia: Comenzar a comunicar sin tener una estrategia definida y ésta no se refleja en un plan claro es uno de los principales -y más graves- errores. Es fundamental fijarse objetivos, metas, saber cómo se desarrollará el plan o una campaña, con timings determinados y, sobre todo, acciones y audiencias que queremos alcanzar. Hacer cosas por hacer, por “aparecer”, sin saber o tener claro cómo, dónde, cuándo y por qué, podrá traer consecuencias graves a cualquier organización. La inmediatez no siempre es el camino correcto.
Mensaje único: El mensaje de una organización a sus audiencias debe ser único, ya que la dispersión no ayuda a posicionarlo ni a posicionar a la organización. Al difundir varios mensajes a la vez y por diferentes canales, sólo se logra confundir al público objetivo. Por lo demás, esto sólo entregaría la imagen de una estrategia de comunicación débil -e incluso inexistente- por parte de la compañía. La estrategia debe cuidar y hacerse cargo de todo: el mensaje, los diseños, canales y hasta los stakeholders a los que queremos llegar.
No cuidar los detalles, aunque sea de acciones básicas, puede perjudicar cualquier campaña o plan de comunicaciones.
Define al público: Otro error común es no prestar atención al destinatario de nuestro mensaje, considerándolo como un todo, sin características particulares. Una organización puede utilizar muchos medios y canales para desarrollar sus mensajes y, aun así, no lograr llegar al público objetivo.
Transparencia: La transparencia y claridad en las comunicaciones son vitales. En este punto debemos considerar a nuestras audiencias. La transparencia en los mensajes y acciones es clave para la credibilidad de cualquier organización.
Los detalles: Para el trabajo de comunicaciones, éstos son esenciales. No cuidar los detalles, aunque sea de acciones básicas, puede perjudicar cualquier campaña o plan de comunicaciones. Por ejemplo, errores de ortografía o gramática tienen un peso importante en la imagen de la compañía, así como también el tono con el cual nos dirigimos a nuestras audiencias. Desde redes sociales, pasando por información a los colaboradores y comunicados o declaraciones de prensa, cualquier tipo de comunicación que la organización emane debe ser revisada con anterioridad.
Cuenta con todo el equipo: Es necesario que todas las áreas de la compañía se involucren en la estrategia de comunicaciones. Los distintos departamentos no sólo podrán aportar sus puntos de vista y las dinámicas de sus áreas, generando tácticas necesarias para desarrollar la estrategia, sino que también son actores y públicos claves a la hora de ponerla en práctica.
Mejor calidad que cantidad: Error común, pero muchas organizaciones lo siguen cometiendo. Muchas acciones de prensa apuntan a enviar una gran cantidad de información a los medios, aún cuando ésta no sea “noticiable” o de interés para el público general. Es mejor una nota de prensa con difusión masiva sobre un tema de interés general que convertirte en un spam para los periodistas que cubren la industria a la que pertenece la organización.
Presta atención a cada uno de ellos, porque son más frecuentes de lo que imaginamos (y queremos). Lo importante es que la estrategia considere todos los puntos y detalles para que pueda ejecutarse. Mientras más se cuiden esos pequeños detalles, se obtendrán mejores resultados.
Fuente: Equipo GreenCom
