Establecer una buena comunicación interna es uno de los mayores retos de las organizaciones. Además de conciliar las maneras de ser de los distintos profesionales, hace falta que todos estén alineados a los propósitos y misiones de la compañía.
Cuando hablamos de acciones de comunicaciones o marketing, lo primero que se nos viene a la mente es el público externo, ¿cierto? Lamentablemente, pocos se acuerdan del interno, generando un importante problema para las empresas porque, al fin y al cabo, son los colaboradores los responsables del buen funcionamiento de cualquier organización.
Sin una buena comunicación con y para ellos, las estrategias que establezcas no tendrán los resultados que esperas ya que un trabajador desinformado y desanimado no es uno productivo y, menos, un buen embajador de la marca o la compañía.
Todo esto se puede resolver sin olvidarlos, generando una estrategia eficiente de comunicación interna, cuyo objetivo primordial es mantener a los colaboradores alineados y comprometidos con las aspiraciones, causas y discursos de una organización. De esa manera, se establecen y estimulan conductas que se conectan a lo que manifiesta la empresa. Para que eso ocurra, la relación con los profesionales de la compañía deberá ser transparente, constante, comprensiva y sencilla.
No obstante, poner en práctica este concepto no es algo tan sencillo como parece. Pero sí existen algunas estrategias que pueden progresar significativamente el intercambio de información dentro de la empresa.
- Conoce bien tu empresa y tus colaboradores
Como la comunicación interna busca la integración entre los empleados y las estrategias de la organización, es necesario que ambos sean muy bien estudiados.
Es bueno comenzar con una investigación que se enfoque en los siguientes atributos: valores de la organización, objetivos a alcanzar, historia de la compañía, pilares de la cultura organizacional y los datos del mercado. Por otra parte, los colaboradores deben ser analizados y comprendidos en base a sus experiencias personales, valores, niveles de formación y otras características que ayudarán a que se definan las formas de generar y distribuir la información.
- Planifica
La comunicación interna demanda, al igual que cualquier otro proyecto, una planificación que entregue objetivos y directrices. Una estrategia organizada y consistente depende de una planificación que adelante las acciones que serán ejecutadas y los objetivos que deben ser alcanzados.
- Apela a una comunicación clara y accesible
La sencillez en los diálogos es un requisito básico en la comunicación interna. No importa si un mensaje viene de arriba hacia abajo o entre distintos departamentos, pues necesita ser comprendido por todos los receptores. Y para que eso pase, es importante que cada uno conozca bien el perfil de quienes recibirán la información.
- Sé transparente con los empleados
La transparencia es vital en la relación con los colaboradores. Mantener a los empleados enterados de las novedades de la empresa (ya sean positivas o negativas) es una de las maneras de garantizar la confianza y el enganche del público interno. Por lo tanto, haz que ellos sean los primeros en conocer los cambios que impactarán su rutina de trabajo. Al final, es más sensato que los descubran por fuentes internas que externas.
- Flexibiliza el contacto entre los departamentos
Cualquier tipo de impedimento entre las diferentes áreas de una empresa sólo refuerza la creación de grupos apartados y la retención de información relevante. No es razonable que los empleados tengan que llenar formularios o agendar horarios para ponerse en contacto con sus superiores o compañeros de otros sectores.
Los procesos necesitan ser más sencillos y rápidos, lo que puede ser hecho, por ejemplo, con la eliminación de barreras físicas, con la inclusión de un área de descanso común o la utilización de un software de comunicación interna. Los espacios de coworking también se configuran con la concepción de que un ambiente laboral menos rígido favorece el intercambio de ideas y de información entre los colaboradores.
- Escucha lo que el público interno tiene que decir
El empleado que se hace escuchar tiende a sentirse más estimado por la empresa. Este es uno de los factores que refuerzan la sensación de pertenencia a la organización. A los colaboradores les gusta observar que sus opiniones están siendo recibidas, consideradas y reconocidas por sus líderes.
Así que no dejes de abrir canales, como encuestas internas de opinión, para recibir las ideas y críticas de los empleados. Sé receptivo y muestra que estás dispuesto a escucharlos.
- Crea acciones y eventos de relación
Para estimular una convivencia mejor entre los empleados y agilizar la integración con los nuevos contratados, la promoción de eventos internos es siempre una buena idea. Eso puede ser ejecutado con fiestas temáticas, almuerzos colectivos, happy hours, viajes del equipo (en caso de que sea pequeña, por supuesto) y con celebraciones por metas alcanzadas.
- Reconoce los esfuerzos de los colaboradores
Si las informaciones, opiniones, críticas y sugerencias son compartidas frecuentemente en la comunicación interna, ¿por qué las acciones de reconocimiento quedarían afuera? Es altamente recomendable la práctica de reconocer públicamente los esfuerzos y buenos resultados de un empleado o un equipo y recompensarlos. Difunde los mejores del mes y aquellos que han manifestado una conducta ejemplar para la organización.
- Acompaña y optimiza los indicadores del sector
Para garantizar que las acciones de comunicación interna alcancen los resultados esperados y puedan tener su valor comprobado, tendrás que establecer métricas. Con ellas, es posible hacer una medición correcta. Las métricas e indicadores de desempeño están siempre vinculados a los objetivos estratégicos de la comunicación interna.
La información recolectada actuará como una base para seguir con lo que le funcionó a la empresa y evaluar nuevamente las acciones que no cumplieron las expectativas.
Definitivamente, la comunicación interna es una herramienta elemental para una empresa exitosa. Su concepto propone una relación más abierta, integrada y estrecha con uno de los activos más valiosos de cualquier negocio: los colaboradores. Y eso es fundamental para promover un mejor servicio a los clientes, un equipo más enganchado, una cultura organizacional más fuerte y una empresa más competitiva.
Fuente: Equipo GreenCom
